第一條  為確保本部門文書事務正常順利進行，促進與提高組織管理工作的效率特制定本制度；

第二條  所謂“文書”是指業務工作上往來公文、工作聯系函、律師函、告知函、傳票、起訴書、應訴通知書、執行通知書、協助執行通知書、授權委托書等一切業務用書與公文；

第三條  全部文書歸公司所有并存檔，任何個人不得私自占有；

第四條  文書按下列要點處置或辦理：

1、所有文書的處置都必須以“準確”與“迅速”為原則，收到的文書應在第一時間在報表中登記，不得拖延；文書傳遞必須明確責任；

2、所有文書傳遞必須有書面移交記錄，不能當面傳遞的應采用郵件形式；項目所屬文書應同時抄送工程部，區域所屬文書應同時抄送市場部；

3、即使在緊急狀況下以口頭或電話形式處置的事項，事后也必須以文書形式記錄下來；

4、工程部、市場部應提供長期使用的郵箱地址并定期查閱，配合提供項目或區域的有效聯系方式和郵箱地址；

第五條  文書傳遞后，應繼續跟蹤事項進展，直至達到預期結果并及時將處理進展向交辦部門或人員反饋（如確定代理人、主責部門等）；

第六條  如在文書傳遞過程中出現傳遞不到的情況，應第一時間向部門負責人反饋，必要時提請相關部門或人員協助傳遞，不得瞞報、不報、延誤時效；

第七條  本制度自簽發之日起執行。